Autor wpisu
Łukasz Rogowski
doradca podatkowy, kierownik referatu kontroli podatkowej w Urzędzie Miasta Szczecin; praktyk posiadający wieloletnie doświadczenie związane z weryfikacją prawidłowości opodatkowania w podatkach lokalnych; autor wielu opracowań dotyczących efektywnego poboru podatków lokalnych, a także procedur podatkowych
Dane podatkowe związane z funkcjonowaniem gminnych organów podatkowych[1] objęte są tajemnicą skarbową uregulowaną przepisami Ordynacji podatkowej[2]. Ochroną prawną objęte są również dane osobowe, co wiąże się z implementacją unijnego rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych[3]. Działanie organów wiąże się z koniecznością przestrzegania również innego rodzaju tajemnic, jednak na gruncie podatków lokalnych mają one charakter marginalny.
Konieczność zachowania w tajemnicy niemal wszystkich danych przetwarzanych przez organy, jest formą urzeczywistnienia konstytucyjnego prawa do prywatności[4] oraz prawa ochrony danych osobowych[5]. Ostrożność związana z realizacją praw konstytucyjnych nie może się jednak odbywać kosztem innych uprawnień (na przykład prawa do czynnego udziału w postępowaniu podatkowym[6]), co wiąże się z możliwością uzyskiwania niektórych informacji drogą telefoniczną (mailową). Przy czym pojawia się następujące pytanie: czy dopuszczalne jest udzielanie informacji objętych tajemnicą skarbową poza obsługą bezpośrednią lub pisemną? Jeżeli tak, to na jakich zasadach?
Warunki, w których funkcjonują od dłuższego czasu organy, zmuszają do bardziej otwartego spojrzenia na omawiany problem. Celem tego artykułu jest znalezienie odpowiedź na wyżej postawione pytanie, ponieważ uporządkowanie obsługi telefonicznej może ułatwić podatnikom wykonywanie obowiązków podatkowych oraz wpłynąć na sprawność funkcjonowania organów, a także zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.
1. Zakres przedmiotowy tajemnicy skarbowej
Polski system podatkowy opiera się na deklaracjach podatkowych, w związku z czym ustawodawca w pierwszym rzędzie tajemnicą skarbową objął indywidualne dane zawarte w deklaracjach oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów[7].
Dane pochodzące z deklaracji podatkowych stanowią trzon przetwarzanych przez organy informacji. Katalog uzupełniający zbiór danych zawartych w deklaracjach znajduje się w art. 293 § 2 o.p., zgodnie z którym tajemnicą skarbową objęte są również dane zawarte w:
- informacjach podatkowych przekazywanych organom podatkowym;
- aktach dokumentujących czynności sprawdzające;
- aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej oraz aktach postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe;
- dokumentacji rachunkowej organu podatkowego;
- informacjach uzyskanych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej z banków;
- informacjach uzyskanych w toku procedur rozstrzygania sporów dotyczących podwójnego opodatkowania oraz w toku postępowania w sprawie wydania uprzednich porozumień cenowych, o których mowa w ustawie z dnia 16 października 2019 r. o rozstrzyganiu sporów dotyczących podwójnego opodatkowania oraz zawieraniu uprzednich porozumień cenowych;
- aktach dokumentujących kontrolę, o której mowa w ustawie z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami;
- informacjach o wynikach analizy ryzyka[8];
- informacjach i dokumentach dotyczących schematów podatkowych;
- aktach postępowania w sprawie wydania opinii zabezpieczającej oraz aktach postępowań dotyczących warunki cofnięcia skutków unikania opodatkowania;
- informacjach o ustaleniu prawdopodobieństwa wystąpienia opóźnień, w spełnianiu świadczeń pieniężnych z transakcji handlowych;
- informacjach przekazanych przez podatnika w ramach realizacji współdziałania.
Z tego wynika, że w praktyce tajemnicą skarbową objęte są wszelkie dane przetwarzane w organach podatkowych. Świadczy o tym w szczególności niedomknięcie zbioru wymagającego zachowania tajemnicy za sprawą następującego sformułowania zawartego w art. 293 § 1 o.p.: „w deklaracjach oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów”. Zatem zestawienie danych podlegających ochronie można zdefiniować w następujący sposób: Informacje objęte tajemnicą skarbową to dane podatkowe, na które składają się wszelkie dane przetwarzane w ramach wykonywania funkcji organu podatkowego.
Warto zwrócić uwagę, że dane osobowe na gruncie prawa podatkowego należą do zbioru danych podatkowych objętych tajemnica skarbową. Tym samym dane tego rodzaju podlegają podwójnej ochronie wynikającej z o.p. oraz RODO.
2. Ryzyko wyrządzenia szkody
Objęcie tajemnicą niemal wszystkich danych przetwarzanych przez organ prowadzi do możliwości wyodrębnienia różnych kategorii informacji. Na potrzeby tego opracowania najistotniejsze jest kryterium związane z ryzykiem wyrządzenia szkody podatnikowi w przypadku niewłaściwego przetwarzania informacji[9]. Zagrożenie wiąże się przede wszystkim z możliwością wycieku danych i wykorzystania ich przez osoby nieupoważnione. Zapobieganie szkodzie jest istotą obowiązku właściwego obchodzenia się z informacjami objętymi ochroną prawną. Ważna jest zatem analiza, która prowadzi do wyodrębnienia danych niskiego ryzyka, średniego ryzyka oraz wysokiego ryzyka.
Do niskiego ryzyka można zaliczyć dane: osobowe, dotyczące przebiegu postępowania oraz wysokości zobowiązań. Nie znaczy to oczywiście, że wyciek tego typu informacji nie zagraża interesom podatnika. Ryzyko związane z nieuprawnionym pozyskaniem tych danych jest jednak relatywnie niewielkie.
Do grupy średniego ryzyka można zakwalifikować na przykład dane związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa (tajemnica przedsiębiorstwa). Dla zobrazowania zagrożenia posłuży następujący przykład: Inspektorzy Krajowej Administracji Skarbowej przeprowadzili wnikliwą kontrolę bardzo dobrze prosperującej spółki. W aktach kontroli celno-skarbowej znajdują się informacje o kontrahentach, obrotach, marżach, strategiach biznesowych. Pozyskanie tych danych przez działającą nieuczciwie konkurencję mogłoby doprowadzić do ogromnych strat skontrolowanego podmiotu.
Najwyższe miejsce według kryterium ryzyka szkody, w mojej ocenie, zajmują dane objęte tajemnicą bankową, a także informacje niejawne na podstawie innych ustaw.
Można dyskutować o przyporządkowywaniu danego rodzaju informacji do stopnia ryzyka, jednak nie to jest najistotniejsze. Bezspornym jest to, że dostępne w ramach funkcjonowania organu dane wiążą się z ryzykiem szkody, które można stopniować.
Warto zauważyć, że poza zaproponowanym podziałem występuje również grupa danych „zerowego ryzyka”. Są to dane objęte tajemnicą skarbową, których przetwarzanie nie wiąże się w ogóle z zagrożeniem. Przykładem takiej informacji może być wykazany w deklaracji adres elektroniczny spółki, który jest zarazem ogólnodostępny w Internecie. Wspomniana informacja jest objęta tajemnicą skarbową jako element zaliczony do zbioru „indywidualne dane zawarte w deklaracji”. Trudno jednak, aby przekazanie nieupoważnionej osobie wiadomości ogólnodostępnej miało zaszkodzić podatnikowi. Niezależnie od zerowego ryzyka szkody, niezachowanie w tajemnicy przekazanej organowi informacji wiąże się z naruszeniem zasady działania w sposób budzący zaufanie do organu[10].
Ustawodawca wykazał się bardzo daleko idącą ostrożnością wyznaczając przedmiot objęty ochroną związaną z obowiązkiem zachowania tajemnicy. Co można zobrazować następującym stwierdzeniem: lepiej wiele za dużo, niż odrobinę za mało. Wpływa na to delikatność materii, którą reguluje prawo podatkowe i ryzyko wyrządzenia szkody podatnikowi. W mojej ocenie należy zatem pozytywnie ocenić starania ustawodawcy co do konieczności zapewnienia warunków sprzyjających budzeniu zaufania do organów podatkowych. Na potrzeby niniejszych rozważań mechanizm utrzymania w tajemnicy danych podatkowych można określić mianem zasady dyskrecji.
3. Konsekwencje naruszenia zasady dyskrecji
Skutki bardzo szerokiego zakreślenia przedmiotu tajemnicy skarbowej uwidaczniają się na poziomie narzędzi realizacji zasady dyskrecji. Naruszenie tajemnicy skarbowej wiąże się z odpowiedzialnością karną. Zgodnie z art. 306 § 1 o.p.: „Kto, będąc obowiązanym do zachowania tajemnicy skarbowej, ujawnia informacje objęte tą tajemnicą, podlega karze pozbawienia wolności do lat 5.” Z jednej strony ustawodawca przewiduje możliwość poniesienia srogich konsekwencji niezachowania w tajemnicy danych podatkowych. Jednak mechanizm sankcji uwzględnia bardzo zróżnicowane ryzyko szkody, poprzez możliwość uruchomienia procedury karnej, zasadniczo, na wniosek pokrzywdzonego. Dzięki temu to podatnik, którego dane były niewłaściwie przetwarzane, decyduje o tym, czy sprawie nadany zostanie bieg procesowy, co wiąże się z poniesioną szkodą, bowiem racjonalnie działający podatnik nie będzie angażował się w sprawę w przypadku znikomego uszczerbku.
Szkoda związana z niewłaściwym przetwarzaniem danych może wiązać się również z odpowiedzialnością za naruszenie dóbr osobistych. Na podstawie art. 23 § 2 Kodeksu cywilnego[11], „jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych”. Niezachowanie tajemnicy skarbowej może wiązać się z naruszeniem dóbr osobistych podatnika. Potwierdza to poniższa teza wyroku Sądu Najwyższego. Odnosi się ona do danych osobowych, co nie oznacza, że nie może mieć zastosowania na potrzeby rozważań dotyczących innego rodzaju danych podatkowych.
„Prawo do ochrony danych osobowych, ujęte w art. 51 Konstytucji, wiąże się ściśle ze sferą poszanowania prywatności, swobody i integralności człowieka. Łączy w sobie prawo do rzetelnej informacji o ich gromadzeniu i przetwarzaniu z prawem do żądania sprostowania oraz usunięcia danych nieprawdziwych. Jego realizację zapewniać powinno wykonywanie nałożonego na podmioty przetwarzające dane osobowe w art. 26 ust. 1 u.o.d.o. obowiązku dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą. Zbierane dane mogą być gromadzone i przetwarzane jedynie zgodnie z prawem, wyłącznie w oznaczonych i legalnych celach, z dbałością o ich merytoryczną poprawność, rozumianą jako prawdziwość i aktualność informacji oraz dostosowanie jej zakresu do celu przetwarzania, a także przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne ze względu na cel przetwarzania”[12].
Ten sam wyrok zawiera następującą tezę, która może być bardzo użyteczna, co do oceny, kiedy uchybienie zasadzie dyskrecji wiąże się z naruszeniem dóbr osobistych: „Uchybienie przepisom o ochronie danych osobowych nie w każdym wypadku musi prowadzić do naruszenia dóbr osobistych, konieczne jest więc zawsze poddanie ocenie przedmiotu, charakteru i skutków tego uchybienia. Jeżeli w wyniku nienależytej dbałości o interesy osoby, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane, nastąpiło wkroczenie w sferę wartości o charakterze niemajątkowym, wiążących się z osobowością człowieka, uznanych powszechnie w społeczeństwie, to poza środkami administracyjnymi przewidzianymi w ustawie o ochronie danych osobowych pokrzywdzony może sięgnąć również po możliwości obrony przewidziane w art. 24 k.c. (…)”.
Zatem niedochowanie tajemnicy skarbowej może wiązać się z:
- odpowiedzialnością karną niedyskretnego pracownika organu;
- odpowiedzialnością gminy za naruszenie dóbr osobistych.
Dlatego funkcjonowanie organu wymaga stosowania procedur wewnętrznych chroniących:
- podatnika – przed szkodą wynikającą z niewłaściwego przetwarzania danych;
- pracownika organu – przed odpowiedzialnością karną[13];
- gminę – przed odpowiedzialnością cywilną.
4. Dopuszczalność udzielania informacji telefonicznej
W świetle prawnej ochrony danych podatkowych pojawia się problem związany z zabezpieczeniem informacji udzielanych telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Są to bowiem kanały komunikacyjne najbardziej zagrożone naruszeniem zasady dyskrecji. Sedno problemu tkwi w ryzyku przekazania informacji osobie nieupoważnionej, to jest osobie, której dane podatkowe nie dotyczą. Organ podatkowy posiada jednak narzędzia identyfikowania osób ubiegających się o uzyskanie informacji poza kontaktem bezpośrednim, co wiąże się z bardzo szerokim zakresem przetwarzanych danych, które umożliwiają potwierdzenie tożsamości. Ponadto odpowiednia procedura zachowania bezpieczeństwa z uwzględnieniem analizy ryzyka może ograniczać je do minimum. Zatem arbitralna odmowa udzielenia informacji telefonicznej, bez pozostawienia podatnikowi jakiejkolwiek szansy potwierdzenia tożsamości, jest niedopuszczalna z niżej opisanych przyczyn.
Organy podatkowe zobowiązane są działać w sposób budzący zaufanie. Odmowa udzielenia informacji osobie upoważnionej, która ubiega się o nią, w celu wywiązania się z obowiązku podatkowego lub w celu skorzystania z przysługujących jej praw (na przykład procesowych), bez próby jej identyfikacji, jest niezgodna z zasadą wzbudzania zaufania. Szczególnie w dobie pandemii, gdy spora część podatników choruje, jest na kwarantannie lub obawia się kontaktów społecznych ze względu na przynależność do tak zwanej grupy ryzyka. W takiej sytuacji szczególnie jaskrawie uwidacznia się potrzeba zachowania równowagi miedzy zasadą dyskrecji a zasadą wzbudzania zaufania. Warto zauważyć, że zasada sformułowana w art. 121 § 1 o.p. jest doskonałym bezpiecznikiem dotyczącym zrównoważonego przetwarzania danych podatkowych, bowiem nakazuje uwzględniać zapisy dotyczące tajemnicy skarbowej w taki sposób, aby nie stosować ich ze szkodą dla podatnika. Jednocześnie zbyt daleko idące (nierozsądne) udzielanie informacji samo w sobie jest naruszeniem zasady wzbudzania zaufania.
Kolejną fundamentalną regułą, którą należy uwzględnić przy omawianiu przedmiotowego problemu, jest zasada informowania. Zgodnie z art. 121 § 2 o.p. organy podatkowe w postępowaniu podatkowym obowiązane są udzielać niezbędnych informacji i wyjaśnień o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z przedmiotem tego postępowania. Często uczynienie zadość tej zasadzie wiąże się z koniecznością udostępnienia danych objętych tajemnicą skarbową. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: czy obowiązek informacyjny może być wykonywany również za pośrednictwem kanałów bardziej narażonych na uchybienie zasadzie dyskrecji?
W wielu przypadkach przemawia za tym łatwość oraz szybkość uzyskania potrzebnych podatnikowi danych. Dlatego dyskryminacja omawianych sposobów komunikacji jest niezgodna z duchem prawa do dobrej administracji, które zostało wyrażone w Karcie Praw Podstawowych[14]. Prawo to obejmuje: „Prawo każdego do dostępu do akt jego sprawy, przy poszanowaniu uprawnionych interesów poufności oraz tajemnicy zawodowej i handlowej”[15]. W treści tego zapisu można doszukać się kompromisu pomiędzy zasadą informowania a zasadą dyskrecji. Z jednej strony każdy powinien mieć (łatwy i bezpieczny) dostęp do dotyczących go danych (tu mowa jest o aktach). Z drugiej strony poszanowania wymaga konieczność zapewnienia tajemnicy. Z tego wynika, że wykluczenie (z góry) bezpiecznych i szybkich kanałów przekazywania informacji jest niezgodne ze standardami prawa unijnego.
Zgodnie z art. 125 § 1 o.p. organy podatkowe powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Dyspozycja tego przepisu może wymagać udzielenia informacji telefonicznej, w przypadku nawiązania tego rodzaju kontaktu przez podatnika.
W czasie pandemii odmowa udzielenia informacji telefonicznej może naruszać zasadę czynnego udziału stron w postępowaniu. Zgodnie z art. 123 § 1 organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania. Osoba objęta kwarantanną lub szczególnie narażona na skutki zakażenia może być pozbawiona możliwości uzyskania na czas informacji objętej tajemnica skarbową w inny sposób niż telefonicznie.
Warto zauważyć, że powołane zasady postępowania podatkowego znajdują zastosowanie również do innych trybów procedowania podatkowego. Co oznacza, że stosowane są również w obrębie czynności sprawdzających i kontroli podatkowej.
Zgodnie z art. 294 § 5 o.p. tajemnicy skarbowej nie stosuje się wobec osób, których dotyczą chronione informacje. Tajemnicy nie podlega wymiana informacji na linii organ – podatnik, co jest oczywiste, biorąc pod uwagę funkcjonowanie systemu opodatkowania. Zatem organ powinien działać w sposób zrównoważony, aby nie nadużywać ostrożności w relacji, w której tajemnicy skarbowej się nie stosuje.
Zaprezentowane rozważania prowadzą do następujących wniosków: organ zobowiązany jest do zachowania ostrożności zmierzającej do zapobiegania naruszeniom zasady dyskrecji oraz zobowiązany jest podejmować działania zmierzające do unikania nadużyć zasady dyskrecji.
Nie powinno być zatem wątpliwości, co do dopuszczalności udostępniania niektórych informacji podatkowych telefonicznie lub za pośrednictwem emaila. Bardziej problematyczna jest natomiast odpowiedź na pytanie, jaki sposób bezpiecznie przekazywać informacje objęte tajemnicą skarbową za pośrednictwem łączności telefonicznej?
5. Zasady ogólne udzielania informacji telefonicznej
W celu zapewnienia udzielania informacji telefonicznej w zgodzie z zasadą dyskrecji konieczne jest wprowadzenie – w ramach stosowania procedury wewnętrznej – niżej opisanych zasad ogólnych udostępniania danych.
Pracownicy obsługujący podatników telefonicznie przed udostępnieniem danych podatkowych powinni dokonywać weryfikacji ich tożsamości. Informacje, którymi dysponuje organy, użyteczne w ramach weryfikacji można podzielić na dwie kategorie:
- dane osobowe (na przykład: PESEL, nazwisko rodowe, imię ojca),
- dane związane z obsługą podatkową organów (na przykład: data i sposób dokonania ostatniej wpłaty, informacje dotyczące przedmiotu opodatkowania).
Opracowując procedurę wewnętrzną warto uwzględnić w niej konieczność odwołania się do obu powołanych grup danych. Wzmacnia to bezpieczeństwo udzielania informacji, ponieważ weryfikacja opiera się również na danych, które znane są tylko w relacjach organu z podatnikiem, podczas gdy danymi osobowymi podatnik posługuje się na co dzień w kontaktach z instytucjami oraz kontrahentami.
Dobór pytań weryfikacyjnych powinien odpowiadać specyfice struktury organizacyjnej organu, w ramach której udzielane są informacje. Istotne jest bowiem zapewnienie sprawności obsługi podatników, która wymaga prowadzenia szybkiej weryfikacji na podstawie danych łatwo dostępnych na stanowisku związanym z odbieraniem telefonów (odpowiadaniem na emaile). Opisane wymogi można określić mianem „zasady weryfikacji”.
Udzielanie informacji podatkowych powinno odbywać się:
- w celu umożliwienia wywiązywania się z obowiązku podatkowego (na przykład zapłaty podatku);
- w celu umożliwienia skorzystania z uprawnienia określonego przepisami prawa podatkowego;
- z innego powodu uzasadnionego interesem podatnika lub interesem publicznym.
Oznacza to, że udzielanie informacji telefonicznej powinno być inicjowane wyłącznie na wniosek podatnika, z podaniem celu pozyskania danych. W ten sposób można sformułować „zasadę niezbędności udzielanej informacji”.
Nie wszystkie dane mogą być udostępniane w ramach obsługi telefonicznej podatników. Dane zaliczone do grupy średniego oraz wysokiego ryzyka powinny zostać wyłączone z możliwości telefonicznego przekazywania. W praktyce jednak niezbędność udostępniania informacji wiąże się niemal wyłącznie z danymi niskiego i zerowego ryzyka. Trudno znaleźć przykład sytuacji, w której podatnik do wykonania obowiązku podatkowego lub realizacji uprawnień potrzebowałby telefoniczne informacji o podwyższonym stopniu ryzyka szkody. Omawiane ograniczenie można określić jako „zasada minimalizacji ryzyka szkody”.
W ramach udzielania informacji kanałami zwiększonego ryzyka użyteczne może okazać się rejestrowanie udostępniania danych. To oznacza, że emaile z udzielonymi informacjami powinny być archiwizowane, natomiast rozmowy telefoniczne nagrywane. Wymaga tego ochrona pracowników przed ewentualnymi zarzutami niedochowania należytej staranności w ramach udzielania informacji. Ostrożność tego rodzaju można określić mianem „zasady utrwalania udostępniania danych”.
Podsumowując, procedura dotycząca udzielania informacji w ramach obsługi telefonicznej podatników powinna zapewniać przestrzeganie tajemnicy skarbowej poprzez wprowadzenie następujących zasad: weryfikacji, niezbędności, minimalizacji ryzyka, utrwalania.
W stosowaniu zaproponowanych reguł istotne znaczenie ma dopasowanie procedury do konkretnej komórki organizacyjnej. Dlatego w dalszej kolejności opisana zostanie specyfika struktur składających się na gminny organ podatkowy na omawianym gruncie.
6. Struktura wymiarowa
Obsługa wymiarowa organu wiąże się z następującymi podatkami: od nieruchomości, od środków transportowych, leśnym, rolnym.
Ponadto organy obsługują szereg opłat, do których zastosowanie ma tajemnica skarbowa, takich jak: uzdrowiskowa, miejscowa, targowa, od posiadania psa, reklamowa.
Obsługa podatników na gruncie wymierzania podatków lokalnych wiąże się z materialnymi przedmiotami opodatkowania, co można efektywnie wykorzystać w celu zwiększenia skuteczności weryfikacji tożsamości podatników, żądając wskazania na przykład miejsca położenia nieruchomości lub numerów rejestracyjnych środków transportowych.
Komórki zajmujące się wymierzaniem podatków dysponują zazwyczaj dwoma rodzajami danych, których udostępnianie może być istotne dla podatników. Pierwszy wiąże się z wysokością zobowiązania, drugi dotyczy procesu wymierzania należności. Kwoty podatków lokalnych ustala (określa) się w drodze decyzji podatkowych, które doręczane są podatnikom. Jednak niekiedy rozstrzygnięcia nie docierają do adresatów (na przykład ze względu na zastosowanie tzw. fikcji doręczenia[16] lub doręczenia zastępczego[17]). Podatnicy mogą również utracić swoje egzemplarze decyzji. Informacja telefoniczna służy wówczas do realizacji zobowiązania poprzez dokonanie zapłaty wymaganej kwoty. Dzięki niej podatnik może szybko i bezpiecznie poznać kwotę, na jaką zobowiązany jest wykonać przelew.
W przypadku osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami dane dotyczące wymiaru zobowiązań należą do grupy zerowego lub niskiego ryzyka szkody. Trudno wskazać, jakiego rodzaju szkody miałby doznać podatnik na skutek wycieku informacji o wysokości podatku do zapłacenia w kwocie na przykład 89,00 zł. Ponadto racjonalnie działający organ nie powinien zakładać, że istnieje duże zapotrzebowanie na tego rodzaju informacje. Znacznie bardziej narażone na „atak” są dane osobowe, które mogą posłużyć na przykład do wyłudzenia kredytu. Przy realizacji zasady weryfikacji wyłudzający dane o wysokości zobowiązania musiałby najpierw wykraść dane osobowe ofiary, co oznacza, że oszust posługiwałby się nielegalnie pozyskanymi danymi osobowymi, aby wyłudzić informacje usytuowane niżej w hierarchii potencjału wyrządzenia szkody.
Innego rodzaju dane dotyczą procesu wymiarowego. Udzielanie informacji w tej materii wiąże się najczęściej z udziałem podatnika w postępowaniu lub czynnościach o charakterze weryfikacyjno-kontrolnym.
Dla skorzystania z przysługujących stronie uprawnień procesowych, kontakt telefoniczny jest bardzo często najbardziej rozsądnym sposobem komunikacji z organem. Na przykład trudno wymagać, aby podatnik stawiał się w organie z zapytaniem, na jakim etapie znajduje się dotyczące go postępowanie. Dobrym przykładem może być również opisana niżej sytuacja.
Strona otrzymała postanowienie dotyczące możliwości wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego przed wydaniem decyzji. Podatnik nie ma pewności, czy jego zaangażowanie może mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia. Dlatego zadzwonił do osoby prowadzącej postępowanie w celu sprawdzenia, jakimi materiałami dysponuje organ. Uzyskał informacje, że wszystkie dowody zebrane w ramach postępowania pochodzą właśnie od niego. Nie ma zatem potrzeby wypowiadania się na ich temat.
Dane związane z aktami procesowymi dają dodatkowe możliwości potwierdzania tożsamości rozmówcy. Do weryfikacji może posłużyć na przykład znak sprawy, data wydania pisma, czy przedmiot postępowania (czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej).
Również omawiany rodzaj danych podatkowych należy zaliczyć do danych o zerowym lub niskim ryzyku szkody.
Obsługa wymiarowa zobowiązań w ramach funkcjonowania gminnego organu podatkowego wiąże się z potrzebą telefonicznego udostępniania informacji osobom, których dane te dotyczą. Największe zapotrzebowanie dotyczy informacji, które wiążą się ze znikomym ryzykiem wyrządzenia szkody. W opisanych sytuacjach stosowanie zaproponowanych wcześniej zasad udostępniania danych jest w zupełności wystarczające dla zachowania tajemnicy skarbowej.
7. Pozostałe struktury
W każdym organie znajduje się komórka odpowiedzialna za obsługę związaną z ewidencjonowaniem zdarzeń gospodarczych odnoszących się między innymi do zobowiązań podatkowych. Zgodnie z art. 293 § 2 pkt 4 o.p. tajemnicą skarbową objęta jest dokumentacja rachunkowa organu podatkowego. Na tym polu podatnicy zainteresowani są stanem rozrachunków z organem podatkowym. Cykliczność zobowiązań, które powstają wobec gminy, sprawia, że naliczony przez strukturę wymiarową podatek często nie pokrywa się ze stanem należności. Na przykład, gdy w poprzednim roku podatnik zapłaci przez pomyłkę nieco za dużo lub trochę za mało. Ponadto oprócz zobowiązań podatkowych komórka ewidencyjna obsługuje licznego rodzaju należności o charakterze cywilnoprawnym (na przykład: opłata za wieczyste użytkowanie, opłata przekształceniowa, opłaty związane z najmem lub dzierżawą). To sprawia, że salda rozliczeniowe z gminą bywają bardzo dynamiczne za sprawą przeksięgowań, w związku z czym istnieje spore zapotrzebowanie na informacje dotyczące faktycznej kwoty do zapłaty. Odpowiednim kanałem komunikacyjnym w takich przypadkach jest połączenie telefoniczne, które umożliwia szybkie i bezpieczne pozyskanie danych niezbędnych do dokonania wpłaty na rzecz gminy. W praktyce podatnicy zainteresowani są również wskazywaniem sposobu dokonanych księgowań, które doprowadziły do powstania danego salda.
Dane niezbędne w celu orientowania się w stanie rozliczeń z gminą należy zaliczyć do informacji objętych niskim poziomem ryzyka szkody. Sytuację na tym gruncie można porównać do opisanych wcześniej danych dotyczących wysokości wymierzonych zobowiązań. Przy czym tutaj dochodzi do modyfikacji wysokości tych kwot za sprawą historii rozliczeń (nadpłaty, niedopłaty, przeksięgowania).
W ramach obsługi ewidencyjnej zobowiązań między organem a podatnikiem w naturalny sposób tworzy się indywidualny kontekst, który można wykorzystać w celu zwiększenia bezpieczeństwa weryfikacji tożsamości. Pracownicy ewidencyjni mogą na przykład pytać o:
- sposób dokonania ostatniej wpłaty (w kasie czy przelewem);
- datę dokonania ostatniego przelewu - informacje tego rodzaju zabezpieczone są przed nieuprawnionym dostępem w ramach funkcjonowania bankowości internetowej, również podlegającej ochronie prawnej;
- inne zobowiązania wobec gminy.
W ramach funkcjonowania tego rodzaju struktur, sprawnie zorganizowana obsługa, polegająca między innymi na bezpiecznym przekazywaniu danych, ma ogromne znaczenie dla gminy. Wiąże się bowiem nie tylko z zadowoleniem podatników, ale również wpływa na wysokość uzyskiwanych przez organ podatkowy dobrowolnych wpłat.
Danymi niskiego ryzyka, które mogą być udostępniane w ramach obsługi telefonicznej, są również niektóre informacje związane z prowadzeniem postępowań zmierzających do przymusowego wyegzekwowania zobowiązań. Postępowanie tego rodzaju zaczyna się od czynności sprawdzających prowadzonych na podstawie art. 272 pkt 1 lit. b) o.p.[18] Następnie wiąże się z upomnieniem, wystawieniem tytułu wykonawczego, a także prowadzeniem egzekucji administracyjnej, której uczestnikiem jest wierzyciel.
Zatem komórki windykacyjne, podobnie jak wymiarowe, dysponują dwoma rodzajami danych, które mogą być udostępniane telefoniczne. Pierwszy dotyczy kwoty objętej windykacją. Drugi wiąże się z umożliwieniem realizacji uprawnień zobowiązanego w postępowaniu egzekucyjnym.
Również na tym polu weryfikację tożsamości można wzmocnić danymi związanymi z procesową interakcją ze zobowiązanym. Pracownicy windykacyjni mogą, oprócz danych osobowych, wymagać wskazania na przykład znaku upomnienia, znaku tytułu wykonawczego, określenia dochodzonej należności.
Warto wspomnieć jeszcze o strukturze pomocowej zajmującej się udzielaniem ulg na podstawie art. 67a § 1 o.p. Zgodnie z tym przepisem organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może:
- odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty;
- odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek;
- umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną.
W ramach postępowania zmierzającego do rozpatrzenia podania o udzielenie ulgi organ bada, czy wniosek jest uzasadniony ważnym interesem strony. W tym celu komórka pomocowa gromadzi materiały dotyczące sytuacji bytowej (w tym zdrowotnej) wnioskodawcy. W związku z tym bardzo często w atakach sprawy znajdują się materiały podwyższonego ryzyka szkody. Szczególną uwagę należy zwrócić na dane dotycząc stanu zdrowia, które należą do informacji wrażliwych, objętych szczególna ochroną RODO.
Funkcjonowanie omawianego rodzaju struktur może wiązać się z potrzebą udzielenia informacji w celu realizacji uprawnień procesowych. Dlatego dla pracowników prowadzących postępowania pomocowe szczególne znaczenie będzie mieć zasada niezbędności. Udzielanie informacji wrażliwych nie jest konieczne w celu skorzystania z uprawnień związanych z postępowaniem. Dane, które mogą mieć znaczenie dla czynnego udziału w postępowaniu, nie należą do danych podwyższonego ryzyka. Potrzeby podatników na tym gruncie można zobrazować przykładowymi pytaniami: czy do organu wpłynęły materiały, które nadała strona oraz czy wniosek o ulgę został uznany za kompletny?
Postępowania pomocowe są bardzo skomplikowane. W związku z czym podatnikom niekorzystającym z profesjonalnej obsługi prawnej może być trudno przebrnąć przez procedurę. Dlatego ogromne znaczenie ma tu zasada informowania stron postępowania. Na ogół wsparcie organu dotyczy udzielania ogólnych informacji o procedurze, co nie jest objęte tajemnicą skarbową. Jednak często obsługa tego rodzaju odbywa się z koniecznością wskazania danych objętych tajemnicą. Na przykład, jakie materiały zostały już złożenie, a jakich jeszcze brakuje.
Konkluzje
Dynamiczne zmiany wymagają od gminnych organów podatkowych stałego dostosowywania się do panujących warunków. W okresie szalejącej epidemii adaptacja organu wiąże się nie tylko z jego efektywnością, ale również ze zdrowiem mieszkańców narażonych na zakażenie. Komunikacja telefoniczna jest bezpieczna z perspektywy epidemicznej. Jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa udostępniania danych narzędzie to jest związane ze zwiększonym ryzykiem naruszenia tajemnicy skarbowej. Panująca w kraju sytuacja wymaga podjęcia przez organy działań zmierzających do zapewnienia podatnikom obsługi bezpiecznej informacyjnie i epidemicznie.
Epidemia jest doskonałą okazją, aby poświęcić temu zagadnieniu więcej uwagi i zastanowić się nad procedurami regulującymi omówione zagadnienie w praktyce. Procedura powinna zostać dostosowana do specyfiki danego organu, jednak zaprezentowane w tym artykule zasady udzielania informacji mają charakter uniwersalny.
Żadna procedura nie zastąpi zdrowego rozsądku, dla którego szczególnego rodzaju testem są okresy kryzysowe, takie jak niespotykana za naszych czasów pandemia.