Program szkolenia

1. Faktura ustrukturyzowana oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF).

1. Cel wprowadzenia/założenia.
2. Czym jest faktura ustrukturyzowana, a faktura elektroniczna?
3. Faktura ustrukturyzowana jako jeden ze sposobów wystawienia faktury – aktualne regulacje prawne.
4. Wystawienie faktury ustrukturyzowanej.
5. Wysyłka faktur do KSeF – Aplikacja Kliencka MF i wykorzystanie programów finansowo – księgowych.
6. Numer referencyjny nadawany przez KSeF (nr KSeF faktury).
7. Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
8. Funkcjonalności KSeF.

2. Do kiedy jednostki oświatowe muszą implementować KSeF 2.0?

3. Dostęp do KSeF – modele i uprawnienia z uwzględnieniem specyfiki jednostek oświatowych.

1. Zgłoszenie ZAW-FA.
2. Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
3. Nadawanie uprawnień w tym do wysyłki i odbioru faktur.
4. Szczególny tryb nadawania uprawnień w jednostkach samorządu terytorialnego – Moduł JST dla jednostek oświatowych.
5. Nadawanie identyfikatora wewnętrznego jednostkom oświatowym (ID WEW).
6. Uwierzytelnienie faktury – czy podpisywanie faktury będzie obowiązkowe?
7. Archiwizacja faktur w systemie.
8. Konto podatnika – możliwość tworzenia subkont dla jednostek oświatowych.
9. Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
10. Funkcje pracowników w procesie stosowania KSeF z uwzględnieniem specyfiki jednostek oświatowych.

4. Rodzaje faktur a system KSeF 2.0.

1. Faktura dla podatnika VAT.
2. Faktura dla osoby fizycznej (faktura konsumencka).
3. Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
4. Faktura do paragonu.
5. Faktura korygująca/nowa korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej.
6. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa.
7. Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEW).
8. Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
9. Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
10. Zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
11. Sankcje podatkowe za nieprawidłowe wystawienie faktury.
12. Tytułowanie przelewu numerem KSeF faktury.

5. Struktura logiczna JPK-FA(3):

1. Podstawowy format faktury .xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
2. Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa i Stopka.
3. Omówienie przykładu faktury.
4. Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
5. Omówienie węzłów Rozliczenie, Płatność i pól dodatkowych takich jak GTU, TP, Adnotacje.
6. Wiersze faktury i Unikalny numer wiersza faktury.
7. Załącznik do faktury ustrukturyzowanej FA(3).
8. Inne zmiany dotyczące FA(3).

6. Wizualizacja faktury – kiedy obowiązek (oznaczenia faktury kodem QR) oraz zasady wystawiania faktur przez jednostki oświatowe.

1. Wpisanie nr NIP lub ID WEW jednostki oświatowej.
2. Znaczenia funkcji „Podmiot3”.
3. Jak zmotywować kontrahenta do stosowania funkcji „Podmiot3”?
4. Pozostałe zagadnienia związane ze specyfiką jednostki oświatowej.

7. Wdrożenie faktury ustrukturyzowanej:

1. Plan wdrożenia – analiza możliwości technicznych, określenie nieprawidłowości w działaniu systemu księgowego.
2. Wdrożenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pól?
3. Wyznaczenie i szkolenie pracowników – zasady wytwarzania i uwierzytelniania faktur.

8. Obowiązek podawania NIP przez nabywcę.

9. Certyfikat wystawcy e-faktur.

10. Brak duplikatów.

11. Korekty i rozliczenie korekt wynikających z faktur ustrukturyzowanych (zasady korekty podatku należnego i naliczonego – usunięcie not korygujących).

12. Zmiany w zasadach rozliczania faktur korygujących „in minus”.

13. Odstępstwa od obowiązku stosowania KSeF – faktury spoza systemu (faktury B2C w KSeF).

14. Awarie i niedostępność KSeF, a fakturowanie i dodatkowe obowiązki. 

15. Obowiązek przesyłania faktur do KSeF.

16. Faktury wystawiane w trybie „offline”.

17. System „offline 24” w realiach jednostek oświatowych.

18. Kiedy nadawane są kody „QR”?

19. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. 

20. Spodziewane problemy związane z wdrożeniem KSeF i jego stosowaniem.

21. Oznaczanie płatności numerem KSeF

22. Sankcje związane z nieprawidłowościami w stosowaniu KSeF.

23. Okres przejściowy dla faktur z kas fiskalnych.

24. Preferencje dla małych podmiotów – czy jednostka oświatowa może przesunąć obowiązek KSeF na rok 2027 jeżeli nie wystawia faktur na kwotę powyżej 10.000 zł miesięcznie?

25. Skrócenie terminów zwrotu podatku VAT.

26. Wątpliwości związane z KSeF:

1. Data wystawienia faktury w związku ze stanowiskiem MF.
2. Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej z naruszeniem obowiązku KSeF (w roku 2026 brak sankcji)?
3. Jak nadać kod QR?

27. Jak przygotować jednostki oświatowe do obligatoryjnego systemu KSeF?

1. Uprawnienia.
2. Infrastruktura informatyczna.
3. Organizacja procesu.
4. Szkolenia.